Faktura, umowa, RODO — formalności przy zleceniu IT do Polski

Formalności przy zleceniu projektu z zagranicznej firmy do polskiego wykonawcy mieszczą się w czterech punktach: numer VAT-UE i faktura z odwrotnym obciążeniem, umowa z jasno opisanym zakresem, umowa powierzenia przetwarzania danych oraz zapis o prawach do kodu. Reszta to zwykłe ustalenia handlowe. Nie ma tu żadnej egzotyki i większość naszych klientów przechodzi przez to raz, a potem już o tym nie myśli.

Na wstępie uczciwe zastrzeżenie: jesteśmy software housem, nie biurem rachunkowym ani kancelarią. Poniżej opisuję, jak to wygląda po naszej stronie i w praktyce, żebyś wiedział, czego się spodziewać. Zanim podpiszesz cokolwiek, potwierdź swoją sytuację u własnego księgowego — przepisy w Holandii, Niemczech czy Norwegii różnią się w szczegółach i to on odpowiada za Twoje rozliczenie.

Jak wygląda faktura dla firmy z Unii?

Przy sprzedaży usług między firmami z różnych krajów Unii podatek rozlicza kupujący w swoim kraju, a sprzedawca wystawia dokument bez podatku, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. W praktyce oznacza to trzy rzeczy: podajesz nam swój numer VAT-UE, my sprawdzamy go w unijnej bazie VIES, a na fakturze widzisz kwotę netto i informację, że podatek rozlicza nabywca.

Numer musi być aktywny w VIES — i to jedyny moment, w którym coś potrafi się posypać. Zdarza się, że firma ma nadany numer krajowy, ale nie ma rejestracji do transakcji unijnych albo rejestracja wygasła. Wtedy dokument musiałby wyglądać inaczej, więc lepiej sprawdzić to przed startem niż przy pierwszej płatności.

Po naszej stronie dochodzi jeszcze obowiązek wykazania takiej sprzedaży w informacji podsumowującej. Ciebie to nie dotyczy, ale wyjaśnia, dlaczego prosimy o numer, zanim wystawimy pierwszy dokument.

A jeśli moja firma jest spoza Unii?

Wtedy jest jeszcze prościej. Przy kliencie z Norwegii, Wielkiej Brytanii czy Szwajcarii usługa jest rozliczana poza terytorium Polski, więc faktura idzie bez polskiego podatku, a Ty rozliczasz ją zgodnie z przepisami swojego kraju. Zwykle sprowadza się to do wykazania importu usług — Twoja księgowość robi to rutynowo.

Jedyna praktyczna różnica dotyczy przelewu: przy płatnościach spoza strefy euro warto ustalić z góry, kto pokrywa koszty banków pośredniczących, żeby na koncie nie wylądowała kwota mniejsza od tej z faktury. To drobiazg, o którym prawie wszyscy zapominają, dopóki nie zapłacą pierwszego razu.

Czy potrzebna jest osobna umowa, czy wystarczy mail?

Przy małym, jednorazowym zleceniu wystarczy uzgodniony na piśmie zakres i akceptacja wyceny — mail w zupełności to spełnia i tak pracujemy najczęściej przy pierwszym, próbnym etapie. Przy dłuższej współpracy podpisujemy umowę i to lepsze rozwiązanie dla obu stron, bo zamyka cztery kwestie, które inaczej wracają w najgorszym momencie: zakres i sposób odbioru prac, terminy płatności, prawa do kodu oraz zasady zakończenia współpracy.

Umowę robimy po polsku albo dwujęzycznie, jeśli Twoja księgowość lub wspólnik potrzebują wersji w innym języku. Prawo właściwe i sąd ustalamy wprost — przy polskim wykonawcy i zagranicznym zleceniodawcy to jedno zdanie, które warto mieć zapisane, zamiast liczyć, że nigdy nie będzie potrzebne.

Co z prawami do tego, co powstanie?

Zasada, którą stosujemy: prawa majątkowe do kodu i grafik przechodzą na Ciebie po zapłacie za dany etap. Bez haczyków w stylu „licencja na czas trwania współpracy" czy „prawa po zakończeniu całego projektu", bo takie zapisy zamieniają się w kajdanki dokładnie wtedy, gdy klient chce zmienić wykonawcę.

Z tym wiąże się rzecz techniczna, ale ważniejsza niż sam papier: repozytorium kodu i konto hostingowe powinny być zakładane na Ciebie, a my mamy do nich dostęp jako współpracownik. Wtedy nawet w najgorszym scenariuszu — rozstajemy się, znikamy, przestajemy odpowiadać — Twój projekt zostaje u Ciebie, razem z historią zmian. Doradzam to każdemu, także tym, którzy ostatecznie wybierają innego wykonawcę.

Kiedy potrzebna jest umowa powierzenia danych?

Prawie zawsze, gdy pracujemy na żywym systemie, w którym są dane Twoich klientów lub pracowników. Wtedy Ty jesteś administratorem tych danych, a my podmiotem przetwarzającym — i RODO wymaga, żeby taka relacja była opisana umową powierzenia. W Niemczech spotkasz się z nazwą AVV i to dokładnie ten sam dokument.

Umowa opisuje, jakie dane przetwarzamy, po co, jak długo, kto ma do nich dostęp i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy. Do tego dochodzi kwestia miejsca, gdzie stoją serwery — przy klientach z Unii trzymamy się hostingu na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, bo to najprostsza droga i nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń przy transferze danych poza EOG.

W praktyce, jeśli budujemy coś od zera i pracujemy na danych testowych, ten dokument potrzebny jest dopiero przed wdrożeniem. Jeśli przejmujemy istniejący, działający system — od pierwszego dnia.

Ile to wszystko zajmuje?

Zwykle jeden dzień roboczy po Twojej stronie i tyle samo po naszej. Numer VAT-UE sprawdzamy w kilka minut, wzór umowy i umowy powierzenia mamy przygotowany, a jedyne, co realnie potrafi się przeciągnąć, to Twoje uzgodnienia z księgowym — dlatego dobrze jest zapytać go od razu na początku, a nie tuż przed pierwszą płatnością.

Cała ta lista brzmi poważniej, niż wygląda w rzeczywistości. Kilku naszych klientów prowadzących firmy za granicą przeszło przez nią przy pierwszym projekcie i przy kolejnych nie wracaliśmy już do tematu — wystarczyło aneksować zakres.

Chcesz to przejść krok po kroku dla swojej sytuacji? Napisz do nas, opisz, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma i czego dotyczy projekt — odpowiem konkretnie, a nie ogólnikami. Więcej o tym, jak pracujemy i od kiedy, znajdziesz na stronie o firmie.