Firma za granicą, wykonawca w Polsce — jak wygląda taka współpraca?

Jeśli prowadzisz firmę w Holandii, Niemczech, Norwegii czy Irlandii, a myślisz po polsku, to zlecenie strony albo systemu do Polski jest zwykle najprostszą rzeczą, jaką możesz w tej sprawie zrobić. Rozmawiamy Twoim językiem, siedzimy w tej samej albo sąsiedniej strefie czasowej, a faktura idzie w modelu, który Twoja księgowa zna na pamięć. Cała reszta wygląda tak samo jak przy kliencie z Poznania.

Piszę o tym, bo takich klientów mamy od lat i za każdym razem powtarza się ten sam zestaw obaw: czy da się dogadać na odległość, czy ktoś nie zniknie po wpłacie zaliczki, co z podatkiem i co, jeśli za pół roku będę potrzebował zmiany. Odpowiem po kolei.

Co się właściwie zmienia, gdy klient jest za granicą?

Trzy rzeczy, i żadna z nich nie dotyczy samego programowania. Pierwsza to faktura — przy firmie zarejestrowanej w Unii wchodzi odwrotne obciążenie, więc dokument wygląda inaczej niż ten, który dostaje klient z Polski. Druga to rytm dnia: jeśli prowadzisz warsztat pod Rotterdamem, telefon o dziesiątej rano jest dla Ciebie nierealny, a o osiemnastej — jak najbardziej. Trzecia to więcej ustaleń na piśmie, bo nie wpadniesz do nas po drodze i nie dogadasz czegoś przy kawie.

To wszystko. Kod, testy, wdrożenie, poprawki — bez zmian.

Ten sam język to nie jest drobiazg

Największy koszt w projektach informatycznych nie leży w pisaniu kodu, tylko w nieporozumieniach. Ktoś powiedział „klient ma widzieć swoje zamówienia", a miał na myśli „klient ma widzieć swoje zamówienia razem z zamówieniami swoich pracowników, ale bez cen zakupu". Jedno zdanie, dwie zupełnie różne aplikacje i kilkanaście godzin różnicy.

Po polsku dogadujesz takie rzeczy w minutę. Po niemiecku albo niderlandzku, jeśli to nie jest Twój pierwszy język, nagle zaczynasz mówić prościej, niż myślisz — i to właśnie te uproszczenia kosztują później najwięcej. Znam kilku przedsiębiorców, którzy świetnie radzą sobie w codziennej pracy za granicą, a przy rozmowie o systemie i tak wolą przejść na polski, bo chcą mieć pewność, że nie tracą niuansów.

Do tego dochodzi drobiazg, o którym mało kto myśli: wszystkie materiały wejściowe zwykle i tak masz po polsku. Notatki, wymyślony przez Ciebie układ ekranów, opis procesu, którym firma żyje od lat. Nie trzeba tego tłumaczyć ani upraszczać.

Czy różnica czasu przeszkadza w projekcie?

Praktycznie nie, bo w większości krajów, gdzie mieszkają nasi klienci, jej po prostu nie ma. Holandia, Niemcy, Belgia, Norwegia, Szwecja, Dania i Włochy mają dokładnie tę samą godzinę co Polska. Wielka Brytania i Irlandia są godzinę do tyłu, Islandia dwie. Przy takich różnicach dzień pracy pokrywa się niemal w całości, więc rozmowa czy szybka konsultacja to kwestia umówienia się, a nie logistyki.

Realnie różnica bierze się z czegoś innego — z Twojego grafiku. Jeśli prowadzisz firmę usługową albo budowlaną, Twoje okno na rozmowę o systemie zaczyna się po siedemnastej. Umawiamy się wtedy i tyle. Praca u nas i tak jest w 100% zdalna od dawna, więc nie musimy dopasowywać się do godzin biura, bo biura w tym sensie nie mamy.

Jak zacząć, żeby nie stracić czasu?

Najlepiej od opisu problemu, a nie od opisu rozwiązania. Zdanie „potrzebuję portalu z panelem" mówi mi znacznie mniej niż „mam trzydziestu podwykonawców, każdy przysyła mi zdjęcia z budowy mailem i gubię się w tym". Pierwsze wymaga dopytywania przez tydzień, drugie pozwala od razu powiedzieć, co jest do zrobienia i mniej więcej za ile.

Dalej idzie to zwykle tak:

1. Piszesz mail albo dzwonisz, opisujesz sytuację i to, co ma się zmienić.
2. Rozmawiamy — zwykle raz, czasem dwa razy — i dopytuję o rzeczy, które zmieniają wycenę.
3. Dostajesz zakres pierwszego etapu i widełki godzin, a nie jedną magiczną kwotę na wszystko.
4. Pracujemy etapami: najpierw działająca podstawa, potem rozwój w miesięcznych pakietach godzin.

Stawki podajemy otwarcie: 125 zł netto za godzinę pracy zespołu, a przy aktywnej budowie sensownym minimum jest pakiet 80 godzin miesięcznie, czyli 10000 zł netto. Po starcie można zejść do trybu utrzymaniowego, na przykład 40 godzin, czyli 5000 zł netto. Jeśli chcesz od razu przeliczyć to na swoją walutę — poproś o wycenę, podamy kwotę pod Twój zakres.

A skąd mam wiedzieć, że ktoś nie zniknie?

To najuczciwsze pytanie w całej tej rozmowie i zadaje je prawie każdy, kto raz się sparzył. Nie ma na nie odpowiedzi w stylu „u nas tak się nie dzieje" — sprawdza się tylko po faktach. Nasz zespół pracuje w tej branży od 2001 roku, marka CoolPage istnieje od 2006, a portfolio pokazuje projekty, które żyją latami, nie tygodniami. Część naszych realizacji to praca jako podwykonawca dla innych firm, więc w portfolio nie wszystko może być pokazane — i to też mówimy wprost.

Praktyczna rada, niezależnie od tego, kogo wybierzesz: umawiaj się na etapy i płać za etapy. Pierwszy powinien być na tyle mały, żeby jego strata nie bolała, i na tyle konkretny, żeby po nim było widać, czy współpraca ma sens. Dostęp do kodu i do serwera ma być Twój od pierwszego dnia, nie „po zakończeniu projektu".

Kiedy lepiej poszukać wykonawcy na miejscu?

Są takie sytuacje i szkoda Twojego czasu, żeby je odkrywać w połowie projektu. Jeśli system ma być na co dzień obsługiwany przez Twoich zagranicznych pracowników, którzy nie mówią po polsku, a interfejs, instrukcje i szkolenia mają być w ich języku — to da się zrobić, ale rośnie koszt i my nie zrobimy tego szkolenia za Ciebie. Jeśli integracja wymaga fizycznej obecności u lokalnego dostawcy albo podpisów w tamtejszym urzędzie — też lepiej mieć kogoś w okolicy.

W pozostałych przypadkach odległość jest kwestią wyłącznie techniczną. Serwer stoi tam, gdzie ma stać, my łączymy się z nim tak samo z Gdańska, jak ktoś inny łączyłby się z Amsterdamu.

Masz firmę za granicą i coś, co powinno wreszcie działać samo? Napisz do nas po polsku, opisz sytuację własnymi słowami — odpiszę z konkretami, a nie z ofertą na wszystko.